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Beleglose Buchung
Eine beleglose Buchung ist ein elektronisch erteilter Zahlungsauftrag ohne Papierbeleg, etwa per Online-Banking, und meist deutlich günstiger.
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Was bedeutet beleglose Buchung?
Eine beleglose Buchung ist jeder Kontovorgang, der ohne physischen Beleg vollständig elektronisch abgewickelt wird. Dazu zählen Überweisungen per Online-Banking oder Banking-App, Daueraufträge, Lastschriften, Kartenzahlungen und Gutschriften, die automatisch verbucht werden. Der Kunde oder ein angebundenes System erfasst den Auftrag selbst, die Bank verarbeitet ihn ohne manuellen Eingriff.
Da der Personalaufwand entfällt, sind beleglose Buchungen der kostengünstige Standard im modernen Zahlungsverkehr. Viele Geschäftskonten enthalten ein Kontingent an Freibuchungen oder berechnen nur wenige Cent pro Vorgang, während die beleghafte Buchung mit Papierbeleg deutlich teurer abgerechnet wird.
Für Unternehmen mit vielen Zahlungsein- und -ausgängen ist der Preis je beleglosem Buchungsposten deshalb eine zentrale Größe beim Vergleich von Kontomodellen.
Beleglose Buchung in der Praxis
Nehmen wir eine Online-Händlerin, die monatlich rund 500 Zahlungseingänge aus Kundenbestellungen sowie 50 Überweisungen an Lieferanten verbucht, alle elektronisch. Bei einem beispielhaften Preis von 0,10 Euro je beleglosem Posten fallen 55 Euro Buchungskosten im Monat an. Bietet ein anderes Kontomodell 100 Freiposten und danach 0,08 Euro, sinken die Kosten auf 36 Euro. Das bedeutet: Bei hohem Buchungsvolumen entscheidet weniger die Grundgebühr als der Postenpreis über die tatsächlichen Kontokosten. Als Selbstständiger habe ich mir angewöhnt, vor jedem Kontovergleich schlicht die eigenen Auszüge zu zählen.
Worauf sollte man achten?
Wichtig ist zunächst, das eigene Buchungsvolumen realistisch zu schätzen, denn danach richtet sich, welches Preismodell passt. Beleglos wird dabei gern mit kostenlos gleichgesetzt; tatsächlich rechnen viele Banken jeden elektronischen Posten einzeln ab, und im schlimmsten Fall summieren sich vermeintliche Centbeträge zu einem spürbaren Jahresbetrag. Pauschaltarife lohnen sich bei vielen Buchungen, Einzelabrechnung eher bei wenigen. Zu prüfen ist auch, ob Lastschriften, Kartenumsätze und Gutschriften gleich bepreist werden oder unterschiedlich.
Wer noch Papierüberweisungen nutzt, kann durch die Umstellung auf beleglose Vorgänge laufende Kosten senken. Zudem lassen sich elektronische Buchungen leichter in Buchhaltungssoftware übernehmen. Dieses bedeutet weniger Aufwand bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und beim Jahresabschluss.