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Eingangsrechnung
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen von Lieferanten oder Dienstleistern erhält und als Betriebsausgabe verbucht.
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Was bedeutet Eingangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung ist jede Rechnung, die bei einem Unternehmen eingeht, weil es Waren oder Leistungen bei anderen Firmen bezogen hat. Aus Sicht des Ausstellers ist dasselbe Dokument eine Ausgangsrechnung. Typische Eingangsrechnungen betreffen Wareneinkauf, Miete, Software, Telekommunikation, Beratung oder Fahrzeugkosten.
In der Buchhaltung sind Eingangsrechnungen die Grundlage für den Betriebsausgabenabzug und, bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen, für den Vorsteuerabzug. Dafür müssen sie die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten, unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt und ausgewiesene Steuer.
Eingangsrechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege und müssen über Jahre geordnet und unveränderbar archiviert werden, zunehmend in elektronischer Form.
Eingangsrechnung in der Praxis
Nehmen wir eine Agentur, die von ihrem Hosting-Anbieter eine Rechnung über 200 Euro netto zuzüglich 38 Euro Umsatzsteuer erhält. Sie prüft die Pflichtangaben, gleicht den Betrag mit der Bestellung ab, überweist die 238 Euro vom Geschäftskonto und zieht die 38 Euro als Vorsteuer in der nächsten Voranmeldung ab. Bezahlt sie innerhalb der vereinbarten Frist mit Skonto, reduziert sich zusätzlich der Zahlbetrag. Als Selbstständiger habe ich für diesen Ablauf einen festen Wochentermin, damit keine Frist verlorengeht.
Worauf sollte man achten?
Eingangsrechnungen sollte man zeitnah auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie auf vollständige Pflichtangaben prüfen. Eine bezahlte Rechnung gilt gern als erledigt; tatsächlich gefährdet ein fehlerhafter Beleg den Vorsteuerabzug, und im schlimmsten Fall streicht ihn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung nachträglich. Ein fester Ablauf von Eingang über Freigabe bis Zahlung verhindert zudem Doppelzahlungen und verpasste Fälligkeiten.
Sinnvoll ist außerdem, alle Rechnungen über ein separates Geschäftskonto zu bezahlen. Dieses bedeutet: Betriebliche Zahlungen bleiben sauber von privaten getrennt und lassen sich per Bankabgleich automatisch den offenen Posten zuordnen. Das spart Zeit in der laufenden Buchhaltung und erleichtert dem Steuerberater die Arbeit am Jahresabschluss.