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Ausgangsrechnung
Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen an seine Kunden stellt. Sie dokumentiert den Umsatz und begründet die Forderung.
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Was bedeutet Ausgangsrechnung?
Eine Ausgangsrechnung ist jede Rechnung, die ein Unternehmen für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen an Kunden ausstellt. Aus Sicht des Empfängers ist dasselbe Dokument eine Eingangsrechnung. Die Ausgangsrechnung begründet die offene Forderung, dokumentiert den Umsatz und ist Grundlage für die Abführung der ausgewiesenen Umsatzsteuer.
Damit eine Ausgangsrechnung umsatzsteuerlich anerkannt wird, muss sie die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Ausgangsrechnungen sind wie alle Buchungsbelege über Jahre aufzubewahren. Im Geschäft zwischen inländischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung in strukturierter Form zunehmend zum Standard.
Ausgangsrechnung in der Praxis
Nehmen wir eine IT-Freelancerin, die ein Projekt abschließt und 4.000 Euro netto zuzüglich 760 Euro Umsatzsteuer in Rechnung stellt, zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Sie verbucht die Rechnung als offenen Posten, überwacht den Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto und mahnt bei Überschreitung der Frist. Das bedeutet: Erst mit dem Geldeingang von 4.760 Euro wird aus dem Umsatz tatsächliche Liquidität. Als Selbstständiger habe ich mir angewöhnt, die Rechnung noch am Tag der Abnahme zu stellen, denn jeder Tag Verzögerung ist ein Tag ohne Geld auf dem Konto.
Worauf sollte man achten?
Rechnungen sollte man unmittelbar nach Leistungserbringung stellen, denn jede Verzögerung verlängert die Zeit bis zum Zahlungseingang. Eine gestellte Rechnung wird dabei gern mit verdientem Geld verwechselt; tatsächlich ist sie zunächst nur eine Forderung, die im schlimmsten Fall komplett ausfällt, während die ausgewiesene Umsatzsteuer bereits abzuführen ist. Klare Zahlungsziele, korrekte Pflichtangaben und ein konsequentes Mahnwesen verringern dieses Risiko. Wer schnelle Zahlungen fördern will, kann Skonto für frühe Überweisungen anbieten.
Hilfreich ist zudem eine lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummerierung und die Ablage aller Ausgangsrechnungen in einem System, das den Abgleich mit den Kontoumsätzen erlaubt. Dieses bedeutet deutlich weniger Aufwand bei Voranmeldungen, Jahresabschluss und Betriebsprüfungen und macht offene Forderungen jederzeit auf einen Blick sichtbar.