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Geschäftskonto-Pflicht
Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG brauchen zwingend ein eigenes Geschäftskonto, Einzelunternehmer rechtlich nicht, praktisch aber dringend.
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Was bedeutet Geschäftskonto-Pflicht?
Eine Geschäftskonto-Pflicht besteht in Deutschland nicht für alle Unternehmer gleichermaßen. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG (haftungsbeschränkt) sind eigenständige juristische Personen und benötigen zwingend ein eigenes Konto, das auf die Gesellschaft lautet. Schon für die Einzahlung des Stammkapitals bei der Gründung ist es unverzichtbar, und sämtliche Geschäftsvorfälle der Gesellschaft müssen darüber laufen.
Einzelunternehmer und Freiberufler sind rechtlich nicht verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu führen. Sie dürfen betriebliche Zahlungen grundsätzlich über ihr privates Girokonto abwickeln. Praktisch ist die Trennung dennoch dringend zu empfehlen, und viele Banken untersagen in ihren Bedingungen die gewerbliche Nutzung von Privatkonten, sodass Kündigungen drohen können.
Bei Personengesellschaften wie GbR oder OHG ist ein gemeinsames Konto der Gesellschaft ebenfalls der übliche und sinnvolle Weg.
Geschäftskonto-Pflicht in der Praxis
Nehmen wir eine Gründerin, die zunächst als Einzelunternehmerin startet und beispielhaft 40 betriebliche Buchungen im Monat über ihr Privatkonto abwickelt. Bei der Gewinnermittlung muss sie jede Kontobewegung einzeln als privat oder betrieblich einordnen, und bei einer Betriebsprüfung liegt das gesamte Privatkonto offen. Nach der Umwandlung in eine GmbH führt an einem eigenen Konto ohnehin kein Weg mehr vorbei. Als Selbstständiger habe ich die Kontotrennung vom ersten Tag an als Arbeitserleichterung erlebt, nicht als Pflichtübung.
Worauf sollte man achten?
Auch ohne rechtliche Pflicht spricht fast alles für die Kontotrennung: übersichtliche Buchhaltung, einfacher Belegabgleich, professionelles Auftreten gegenüber Kunden und keine Konflikte mit den Bankbedingungen. Denn keine Pflicht wird gern als Freibrief verstanden; tatsächlich untersagen viele Banken die gewerbliche Nutzung von Privatkonten, und im schlimmsten Fall kündigt das Institut das Konto mitten im laufenden Geschäft. Die Auswahl sollte anhand von Grundgebühr, Buchungspostenpreisen, Bargeldoptionen und Schnittstellen zur Buchhaltung erfolgen, ein Geschäftskonto-Vergleich hilft dabei.
Gründer einer GmbH oder UG sollten das Konto früh eröffnen. Dieses bedeutet konkret: Handelsregistereintrag und Kapitalnachweis hängen daran, und die Legitimationsprüfung kann Zeit kosten.